Bệnh viện thẩm mỹ Thảo ĐiềnCông cụ có tên là HFS (Hospital Financial System) do nhóm tác giả là các chuyên gia phân tích tài chính của VietinBank phối hợp cùng các chuyên gia công nghệ thông tin của Bệnh viện Nhi đồng 1 xây dựng và triển khai thí điểm theo đơn đặt hàng của Sở Y tế. Đây là sản phẩm sáng tạo tiếp nối ngay sau khoá đào tạo, tập huấn chuyên đề bồi dưỡng, cập nhật kiến thức quản lý tài chính dành cho Giám đốc các Bệnh viện công lập trực thuộc trong năm 2023.
Trong năm 2023 vừa qua, Sở Y tế TP. Hồ Chí Minh đã tổ chức thành công hai khóa đào tạo, tập huấn chuyên đề bồi dưỡng, cập nhật kiến thức quản lý tài chính dành cho Giám đốc các Bệnh viện công lập trực thuộc. Giám đốc các bệnh viện đã được các giảng viên là những chuyên gia về quản lý tài chính chia sẻ kinh nghiệm và giới thiệu các giải pháp, công cụ ưu việt trong công tác quản trị tài chính nhằm hỗ trợ các bệnh viện trong việc thực hiện tự chủ tài chính bền vững.
Qua khoá đào tạo, lãnh đạo Sở Y tế TP. Hồ Chí Minh đã đặt hàng các chuyên gia phân tích tài chính và các chuyên gia quản trị bệnh viện nghiên cứu thử nghiệm một công cụ thiết thực giúp cảnh báo cho các giám đốc bệnh viện biết “tình hình sức khoẻ” tài chính của đơn vị mình để từ đó chủ động phát hiện các nguyên nhân và kịp thời có những giải pháp thích hợp đảm bảo cán cân thu – chi, nhất là không để chênh lệch âm xảy ra.
Với đơn đặt hàng này, các chuyên gia phân tích tài chính của VietinBank và Ban Giám đốc Bệnh viện Nhi đồng 1 đã đăng ký tham gia xây dựng công cụ cảnh báo quản lý tài chính dành cho Giám đốc bệnh viện, công cụ này được đặt tên là HFS (viết tắt của “Hospital Financial System”). Sau gần 1 năm phối hợp thực hiện, cho đến nay công cụ HFS đã hoạt động hiệu quả, với hệ thống này, giờ đây Giám đốc BV Nhi đồng 1 đã tự tin khi đã nắm bắt các thông tin tài chính quan trọng của bệnh viện một cách chủ động theo thời gian thực, từ đó có những quyết định hợp lý cả về phát triển chuyên môn và an tâm ra các quyết định về thu nhập cho nhân viên bệnh viện.
Có thể khẳng định hệ thống HFS là sản phẩm công nghệ đầu tiên phục vụ cho công tác quản lý tài chính của giám đốc bệnh viện, sản phẩm mang những đặc trưng cụ thể như sau:
Hệ thống HFS tối ưu hóa công tác quản trị tài chính bệnh viện thông qua nền tảng dashboard và các báo cáo phân tích chuyên sâu: Hệ thống HFS được thiết kế đa dạng các màn hình báo cáo và các tính năng so sánh, cảnh báo để đáp ứng nhu cầu thông tin đa chiều của các đối tượng sử dụng khác nhau trong bệnh viện.
Màn hình báo cáo tổng quan tình hình “sức khỏe tài chính” của Bệnh viện được tối ưu hóa cho đối tượng sử dụng là Giám đốc/Phó Giám đốc phụ trách tài chính, theo đó báo cáo tập trung vào việc cung cấp nhanh và đầy đủ các chỉ tiêu quản trị tài chính trọng yếu của bệnh viện và được thiết kế dưới dạng các cảnh báo màu xanh/vàng/đỏ rất trực quan hỗ trợ Ban Giám đốc nhanh chóng nhận diện các vấn đề cần lưu ý trong quản trị tài chính bệnh viện.
Màn hình báo cáo về Doanh thu, Chi phí, Hiệu quả (thặng dư/thâm hụt) được thiết kế để đáp ứng nhu cầu phân tích tài chính chuyên sâu dành cho Phòng Kế toán tài chính và các Trưởng/phó khoa/phòng. Màn hình này cung cấp tổng hợp các báo cáo dưới nhiều dạng như bảng biểu, đồ thị, báo cáo…hỗ trợ người sử dụng theo dõi tình hình tài chính của toàn bệnh viện và từng khoa/phòng mình quản lý. Báo cáo theo dõi từng chỉ tiêu chi tiết (doanh thu, chi phí, hiệu quả, năng suất lao động, hiệu suất trên lượt khám, giường bệnh…) theo nhiều chiều khác nhau như thời gian, phương thức điều trị và từng loại doanh thu/chi phí… để hỗ trợ quá trình quản lý tại từng đơn vị, bộ phận.
Màn hình dashboard Dòng tiền, Công nợ tập trung vào việc báo cáo tồn quỹ tiền và quản lý dòng tiền thực thu, thực chi theo tháng và lũy kế; theo dõi tạm ứng, công nợ phải thu/phải trả của bệnh viện với cán bộ nghiệp vụ của bệnh viện cũng như nhà cung cấp bên ngoài. Các báo cáo này hỗ trợ bệnh viện theo dõi, so sánh và cảnh báo mức tồn quỹ, dòng tiền, công nợ so với cùng kỳ, kỳ liền trước và các ngưỡng cảnh báo theo yêu cầu quản trị của bệnh viện.
Ngoài ra, HFS còn được thiết kế và cung cấp màn hình Kế hoạch KPI nhằm theo dõi, tổng hợp các chỉ tiêu quy mô, doanh thu, chi phí, hiệu quả với các chỉ tiêu kế hoạch để Bệnh viện có thể chủ động trong công tác giao kế hoạch và KPIs đến từng bộ phận, khoa/phòng trong giai đoạn tiếp theo.
Đặc biệt, căn cứ trên các thông lệ tiên tiến nhất về phân bổ chi phí theo hoạt động và yêu cầu của Bộ Y tế về phương pháp định giá dịch vụ khám bệnh, chữa bệnh, HFS đưa ra cái nhìn chi tiết về các hoạt động ảnh hưởng tới giá thành dịch vụ khám chữa bệnh, hỗ trợ bệnh viện hiểu rõ nguồn gốc chi phí gắn với từng hoạt động cụ thể, từ đó tăng cường tính minh bạch trong quản lý chi phí, giúp bệnh viện đo lường chính xác hiệu quả hoạt động của các khoa/phòng và tính toán đầy đủ chi phí trong giá thành dịch vụ khám chữa bệnh.
Bộ chỉ tiêu HFS – chìa khóa quản trị tài chính bệnh viện hiệu quả.
Hệ thống HFS cung cấp 07 bộ chỉ tiêu quản trị tài chính nội bộ với tổng cộng 65 chỉ tiêu chi tiết, bao phủ toàn bộ các nhóm vấn đề chính trong công tác quản trị tài chính. Bộ chỉ tiêu này không chỉ là công cụ hữu ích mà còn hỗ trợ đắc lực giúp Ban Giám đốc, Phòng tài chính kế toán, Phòng Tổng hợp và Trưởng/phó các khoa/phòng tại Bệnh viện nắm bắt và quản lý hiệu quả tình hình tài chính của đơn vị, bao gồm:
Bộ chỉ tiêu quản trị khách hàng (bao gồm các chỉ tiêu như: Số lượng khách hàng, Tỷ lệ tái khám, Tỷ lệ khách hàng trung thành….) hỗ trợ bệnh viện cập nhật nhanh chóng số lượng bệnh nhân, lượt khám và điều trị hàng ngày cũng như đánh giá được mức độ tuân thủ của bệnh nhân trong việc tái khám theo lịch hẹn của bác sĩ, đo lường mức độ trung thành của bệnh nhân và uy tín, chất lượng dịch vụ của bệnh viện.
Bộ chỉ tiêu quản trị Doanh thu, Chi phí, Hiệu quả: hỗ trợ người sử dụng theo dõi, giám sát nhanh các khoa/phòng sụt giảm doanh thu/ hiệu quả so với cùng kỳ, kỳ trước đó hoặc khoa/phòng phát sinh chi phí tăng vượt ngưỡng…từ đó hỗ trợ người sử dụng phát hiện nguyên nhân (tăng/giảm ở khoa nào, khoản mục chi phí nào …) để đưa ra quyết định điều hành, phân bổ nguồn lực phù hợp giữa các bộ phận, khoa phòng tại bệnh viện.
Bộ chỉ tiêu quản trị thanh khoản, dòng tiền, công nợ và tài sản: HFS định nghĩa chi tiết cách tính toán, ý nghĩa và ứng dụng của nhóm các chỉ số, bao gồm: tồn quỹ tiền, dòng tiền thực trong tháng, tỷ số thanh toán bằng tiền và tỷ số thanh toán hiện hành. Những chỉ tiêu này giúp nhà quản lý theo dõi tình hình tài sản thanh khoản, lập kế hoạch dòng tiền và nắm bắt luân chuyển của dòng tiền theo thời gian. HFS cho phép bệnh viện đặt ngưỡng tồn quỹ tiền tối ưu giúp đảm bảo ổn định hoạt động của bệnh viện và đáp ứng các nghĩa vụ nợ trong ngắn hạn; đồng thời cung cấp cảnh báo khi tồn quỹ tiền thấp hoặc cao so với ngưỡng để bệnh viện có thể chủ động tối ưu hóa dòng tiền khi có dư thừa theo quy định. Các cảnh báo có thể tùy chỉnh giúp nhà quản lý đưa ra quyết định điều hành linh hoạt theo nhu cầu của bệnh viện.
Bộ chỉ tiêu quản trị rủi ro, tổn thất, lãng phí, bao gồm các chỉ tiêu: Số tiền bảo hiểm y tế xuất toán, Tỷ lệ xuất toán BHYT, Giá trị hàng tồn kho hết hạn trong 30 ngày tới, Tỷ lệ thuốc hết hạn và Mức tự đảm bảo chi (theo Nghị định 60/2021/NĐ-CP)…Những chỉ tiêu này là miếng ghép cuối cùng để hoàn thiện bộ công cụ quản trị tình hình hoạt động của bệnh viện, đồng thời cung cấp cảnh báo và so sánh để nhà quản lý đưa ra quyết định hiệu quả.
Sau khi nghe nhóm tác giả và Giám đốc bệnh viện Nhi đồng 1 báo cáo kết thử nghiệm công cụ HFS cho thấy công cụ này sẽ phát huy hiệu quả tích cực trong công tác quản trị tài chính bệnh viện, nhất là các bệnh viện đã được UBNDTP giao quyền tự chủ. Dự kiến, trong năm 2024, Sở Y tế sẽ tổ chức khoá tập huấn chuyên đề về cài đặt và sử dụng công cụ HFS và khuyến khích các bệnh viện đăng ký sử dụng (nếu đủ điều kiện).
Theo Sở Y Tế TP HCM